企業應如何有效盤點存貨－解放情感的分享空間

光陰似箭，今年即將進入尾聲，各公司又將面臨年底大規模存貨盤點的工作。良好的存貨盤點工作，不僅可以確認存貨狀況，精確地計算存貨成本，更可以評估存貨管理績效，進一步確認公司的經營成果。因此，各公司如何擬訂存貨盤點計畫，以求適當安排人力及有效率進行存貨盤點工作，對於公司的存貨管理，至關重要。然而，存貨盤點應注意哪些事項，才能讓盤點工作順利進行，不致淪為年終虎頭蛇尾的大拜拜，就值得進一步探討，這也是撰寫本文最主要的目的。

存貨盤點，顧名思義就是將所有權屬於公司之存貨加以實際清點，以確定存貨之狀況、數量、儲存點等，如有異常則予以調整，以使帳料相符。為何要存貨盤點？最主要的目的有下列四點：

一、確認公司資產真實性，並調節實物數量與帳載數之差異，使料帳相符。

二、透過存貨狀況之確認及盤盈虧數字之計算，以評估存貨管理績效，強化管理制度。

三、發覺門市、工廠、營運據點等之營運問題，進一步強化物流及行銷管理。

四、確認存貨狀況及數量，對外可正確計算公司損益，提升財務報告品質，對內則能提高公司績效評估資料的適切性，增加績效評估回饋的價值。

要達成上述存貨盤點目的，需做好存貨盤點工作；而要做好存貨盤點，便需制訂一完整、適切的計畫，才不至於因權責不分、程序紊亂而草草收場。通常，制度完整的公司，多有制訂「盤點計畫書」或「盤點作業辦法」，以使盤點工作能順利進行。完整的計畫書或作業辦法，至少應包含下列要項：

一、目的
一份好的存貨盤點計畫，必須開宗明義點出此計畫之目的，以使員工能夠瞭解盤點的重要性。如此一來，執行盤點的人員，才能正視盤點作業，增加執行成效。

二、盤點範圍
包括應盤點之項目（如原料、物料、在製品、製成品及文具用品等）及盤點區域（門市、工廠、營業據點等），各盤點區域則應有盤點配置圖，以利掌握各盤點項目之存放地點。透過範圍之確定，據以妥善規劃盤點時間及人員分配。

三、作業單位及職掌
盤點作業通常有初盤、複盤、稽核盤點及會計師抽盤等，通常作業單位區分為：

初盤：由各門市、工廠、營業據點等單位自行負責。
複盤：由會計部依據盤點區域、項目，分配盤點人員進行盤點。
稽核盤點：係稽核單位為執行稽核作業所為之盤點。
協調（管制）中心：設立主要目的為掌握複盤工作進度及人員有效調配。通常由總公司會計部門及各門市、工廠、營業據點等之成本課（或類似單位）為協調中心，以確保盤點工作之順利進行。

除明確訂定上述作業單位外，也應明訂上述單位之職掌。訂定時務求權責分明，並詳細記載於計畫中，以避免權責不明之情況發生。

四、盤點方法
盤點方法之決定，取決於公司產業特性及其對及時掌握存貨狀況之需求（如物流、百貨業與一般公司便有不同考量）。而方法之決定，也會進一步影響計畫中其他要項。茲臚列各盤點方法備供參考：

全面盤點制：就所有盤點範圍全面盤點。
循環盤點制：係指將全部盤點範圍予以劃分幾個細部範圍，以不重複方式，在一會計期間內至少完成部分細部範圍之盤點方式。通常可再區分為區域輪盤法、分批分堆輪盤法及最低存量點法。
聯合盤點：上述兩方法之合併使用（如期中採最低存量盤點法，年終採全面盤點制）。

五、盤點日程
考量盤點範圍、作業單位人力狀況、盤點方法及公司對及時掌握存貨狀況之需求等要項，據以決定盤點日程（可區分月、季、半年或年）。

六、盤點作業流程
可以流程圖清楚呈現盤點作業之流程，並按執行步驟，列點詳述各步驟之執行人員職掌、應填寫表單、執行時間、應執行作業等細節，俾使相關人員得以確切遵循。

七、盤點結果處理：
存貨盤點後，通常由會計部門收集盤點結果據以計算盤盈虧，並交由受盤單位追查異動原因，待差異原因回覆，由會計部門彙總差異原因，向管理當局報告，並將差異調整入帳。

當公司擬定出詳盡之存貨盤點計畫，通常已能掌握大部分存貨盤點應注意事項。惟因各公司性質（如產業特性、組織型態、經營模式、通路據點等）不盡相同，盤點計畫要項的內容亦應隨之調整，因此上述各點僅彙總制訂原則供讀者酌參。

然而，實務上執行盤點時，仍有一些共同之應注意事項，茲彙總如下，供各公司執行盤點時參考，使年終盤點作業能更完備、順遂：

由協調中心（或召集人）有效規劃出各門市、工廠、營業據點之人力盤點配置圖，並詳列姓名及工作內容，以釐清責任歸屬。
盤點之前，各存貨項目應適當分類標示並集中放置，陳舊呆滯存貨宜分別放置；相關驗收、領退料等單據資料應處理完畢，以適時準確地更新庫存記錄，並能於初盤前列印出最準確完整的存貨盤點明細表或清單。
執行盤點前，應指導盤點工作人員熟悉相關盤點作業及表單。
盤點期間，盡量設定結算日為相關作業最終日，並儘速完成全部作業。
所有權屬公司而存放於外之存貨，亦應予以盤點。
商品間之放置應有明顯區隔（尤其循環盤點制下之區域輪盤法、分批分堆輪盤法更應注意），並有明顯標示，堆箱區應留意是否有空箱。
盤點宜以存貨最小計數單位為之（如瓶罐為最小單位，就不宜以”打”予以紀錄）。
盤點時，採由上而下、由左至右順序盤點，避免疏漏。
初點完成日至複點日，如有數量變動，應詳加記錄原因並附相關證明文件，並有初點人簽章，必要時應詳列差異之計算過程。
盤點量有誤，應以「＝」橫槓刪除，於旁填寫正確數字並由修改者簽名確認，切忌使用立可白塗改。
清點過項目應予以註記，避免混淆或重複。
應由存貨核至表單，未列帳項目也應清點並納入管理。屬已領料未使用之物品，應辦理退庫手續。
盤點中有問題之商品，可先註記，事後予以確認，以利流程遂行。
盤點中發現的缺點，應儘速查明原因予以改善。
存貨狀況如有損壞或變質，應予以註記並記錄，以利彙整呆滯存或明細。
盤點期間應避免辦理進料及出貨，如因生產線不宜停止，則應按盤點帳載記錄，調整帳載記錄日至盤點日之變動（原料可按驗收單、領料、退料單予以佐證計算；成品可依據入出庫、退貨之數量計算），予以計算盤點日之數量。
每張盤點表單均應有盤點人簽名核章（複點時複點人亦同），以確立責任歸屬。
盤點結果予以書面化並陳主管核簽，以作為績效評估之參考。