總務類管理辦法[1]：文件管制辦法
文件管制辦法
1. 目 的：
為統一公司文件管制及標準書文件之作業體制，使公司內各項標準書(規定、規格、標準)
及文件檔案等之保管能達到合理化之目的，特定本辦法。
2. 適用範圍：
本辦法適用於本公司內外部因管理或執行作業所產生文件的範圍說明如下：
2.1.經發布有關之各種標準書文件、藍圖及技術資料。
2.2.與品質活動或生產技術有關之外來參考標準與文件，如ISO-9001標準，客戶提供
標準或設備操作說明等。
2.3.各項與品質活動有關之收文、發文、原稿與附件。
2.4.主管業務有參考價值之文件或資料。
2.5.與文件處理有關之電腦磁片或套裝軟體。
3. 權責規定：
3.1.管理部(人力資源：文管中心)：
3.1.1.負責公司所有相關標準書文件整合、分發、保管與作廢。
3.1.2協助公司推動各項標準化與文件管制作業。
3.2.各部門主管：
3.2.1.負責制定或審核部門內相關標準書文件或對外發行一般文件。
3.2.2.參與公司各項標準書文件管制相關活動。
3.3.總經理：
3.3.1.負責核准各種標準書文件。
3.3.2.全程督導公司整個文件管制之成效，確保管理功能運作。
4. 名詞解釋：
4.1.文件：
在公司內外流通的文書資料，又可分類如下：
4.1.1. 對外文件：
凡由本公司發行到外部單位之相關文件。例如：由本公司發給新竹市
政府之書信函件。
4.1.2. 外來文件：
外部單位發行到本公司之書信函件。例如：由企管顧問公司寄至本公
司的上課資料。
4.1.3. 標準書文件：
凡屬於本公司規定、規格、標準相關列管文件稱為標準書文件，標準書
之分類如下：
(1) 管理類標準 [規定]：
各類業務處理程序及方法，如規定、辦法、方案要領、手續等規定。
(2) 產品類標準 [規格、標準]：
各類產品或用品製造所需之各類規格、規範、標準、基準等。
註 1. 規格：製造工程中有關品質之規定事項，如外觀、尺寸、
機能性能狀態。
註2. 標準：為達到規格所定事項之具體措施，如計測方式、技
術標準、作業標準及作業基準等。
4.1.4. 一般性文件：
舉凡有關公告、通知、簽呈、聯絡、回覆、報告及參考…等等。
4.1.5. 其他性文件：
凡不屬於以上之文件皆屬於其他性文件。例如：會議記錄、工作計畫書…等。
4.2.檔案：
多件文書資料、表單歸檔後，依一定方式集中在同一資料或資料夾中，稱為檔案。
5. 管理程序：
5.1. 標準書文件之作業規定：(請參考附件1流程圖之說明)
5.1.1. 格式：
(1) 準書之格式分首頁與續頁，見(附表1-1)、(附表1-2)。
(2) 準書之大小，以CNS-5(紙張尺度)所規定之A4：210*297(mm)為準，但圖表
得視需要自行設計或採他號紙張。
(3) 準書之寫法參照(附件3-1，附件3-2)之規定。
5.1.2.文體：
內容以條文式書寫，字句力求口語化。
5.1.3.條文號碼之賦予(參考附件4)
(1)條文號碼採用阿拉伯數字，其間以點號(“‧”)分開，組合號碼不得超過3碼。
例如：1.1.，1.2.，1.2.3.，….
(2)條文號碼不敷使用時，得使用細目號碼，細目號碼使用順序規定如下：
(1)(2)(3)(4)………
(a)(b)(c)(d)………
(3)附註：得於註字後加一碼。例如：註1、註2。
5.1.4.標準書文件引用與參考：
(1)標準之引用：引用其他標準時，得寫明該標準之編號與標準之名稱。
(2)相關文件：各相關文件得於該項標準條文之後列之。
5.1.5.作成與編號：
(1)公司標準書草案(以下簡稱標準書)，由各擔當主管與相關負責人員討論後作成，
轉交管理部。
(2)管理部接到標準書後，屬於規定類之標準文件，經相關主管審核後再轉總經理
核准，屬於規格或標準類文件則依行政系統與相關部門會審後作成，轉管理部
統合管理。
(3)各主管在審閱有關標準書草案條文時，對有異議之條文，可於審查檢討會中
提出討論。
(4) 對於有爭議之條款，若各部門主管無法協調處理時，得由總經理作成裁決，對
於裁決之結果，各主管不得藉由任何理由抵制。
(5)經審理之標準書，如須修改草案條文時，由管理部負責修正，經修正後再加以
編號，轉總經理核准。
(6)若有外來標準書時(如客戶圖面、標準)，則由管理部承辦人員在標準書上蓋
”外來標準”之鑑別章見(附件5-1)，並經主管審核後加以編號，再依規定作分發
與保管作業。部分專用之外來標準如設備操作手冊、儀器使用規範等，為了方便
起見，只由管理部編冊列管，發交使用部門保管，不做分發管制。
(7)標準書編號規則，規定類及外來標準文件請參照(附件6)，規格與標準類文件請參照
(附件7)之說明。
(8)如有編號所特別規定起草部門時，則依專案方式處理。
5.1.6.作分發與保管：
(1)凡經核准之標準書，由管理部以影印之方式分發至相關部門實施。
(2)管理部負責所有公司標準書分發管制作業，於分發各部門標準書時，應以「標
準書簽收暨改廢履歷表」(附表2)給收到之主管或其他代理人簽字，以示憑證，
為簡化管制作業，屬產品類標準─「規格」、「標準」，可在標準書上直接紀錄簽
收暨改廢履歷。
(3)對於所分發之標準書，以「標準書分發管制表」(附表3)，加以列管，並提報各
部門主管在異動時之移交清冊(附表7)。
(4)各類標準書經核准後，不論相關與否，原稿一律交由管理部存檔備考。
(5)各相關部門主管，應對所分發到之標準書，負保管之責，各主管為防止標準書
之遺失，應採取必要之措施，工作若有異動時，應列入移交。
(6)分發之標準書影印本，在首頁蓋「發行章」(附件5-2)及「禁止影印」章，續頁則
蓋「禁止影印」章(附件5-3)列入移交之標準書以該正本為主。
(7)標準書之教育，由部門主管負責推行，但如為共同性之標準得由管理部門，
作共同性之教育。
(8)部門主管對所保管之標準書如遺失時，視情節輕重另行議處，所遺失之標準書
，得向管理部門申請補發手續。
5.1.7.改廢：
(1)各部門主管對於公司之標準書認為有加以制定或改廢之必要時，可填具「標
準提案表」(附表4)，並附上必要之參考資料向管理部提出申請。
(2)管理課收到上列申請時，直接進行檢討並調整相關標準條文，作改廢之工作。
(3)因管理方式或產品規格，生產工程變動，而修改標準書時，由單位主動提出
修改或連絡外部機構提供新版標準。
(4)公司之標準修改時，依上述之條文規定辦理，惟需由原審核人員加以審查確認，
若改廢案成立時，得將修改結果以「標準改廢通報」(附表5)發佈給有關單位，
不論篇幅大小為何，管理部門均應註明修改紀錄將各次改廢通報留存備查。
(5)公司標準如因修訂或廢止時，部門舊標準書由管理部確實回收予以銷毀，並將
所保留之原稿，蓋上「作廢」章(見附件5-4)，加以存檔。
(6)不論標準書修改幅度大小，每次修改都當成改版一次，並在標準書首頁註明修
改版次。
(7)各項標準書之改廢履歷，由管理部門自行設計運用，列於標準書之前頁，以便
查對。
5.2.非標準書文件之作業規定：(請參考附件2流程圖之說明)
5.2.1.文件的分發：
(1)各項文件按一定製作程序，經主管人員或其指定代理人核准或確認後，依規定
分發給相關部門或人員。
(2)各項文件之製作由承辦人員或部門主管擔當，而其分發及原稿存檔作業，可指
定各部門之助理為之。
(3)各部門之助理在分發文件時，在文件原案之空白處(一般文件)，給接收部門人員
簽收，以示憑證。
(4)各部門之助理於分發完畢時，將文件原稿或簽收單合併存於適當之檔案中，以
備日後查詢。
(5)凡在公司內推動品質制度或確定產品品質之各部門，如製造、稽核等部門均應
持有使用與其業務工作相關之文件。
5.2.2.文件的接收：
(1)各部門之文件原則上由部門主管負責保管，但亦可指派專人負責處理；文件
檔案保管人姓名得明示於各檔案櫃中或明顯之地方，以利運用。
(2)各部門文件保管人員於接收一般文件後，視文件之重要性，轉成主管裁示、
審核，再依文件之性質轉有關主管或人員辦理。
(3)經辦理之文件，必要時得作傳閱、公佈或內部訓練解說，使有關人員了解遵行。
(4)各項文件在歸入檔案時，應依其性質，分別入檔。
5.2.3.文件的保存與廢燬：
(1)文件的保存：
(a)各項文件應依其保存期限，妥為保存，以利使用與查核。
(b)各項文件之保存期限，除法令有規定外，悉依下列原則，統一處理：
[略]
(2)文件的廢燬：
(a)各項文件，若超過保存期限而致失效時，由各部門文件保管員自行廢燬。
(b)凡屬機密文件，應採取破壞性廢燬，以免檔案流傳至不當場所。
(c)磁片或軟體之資料失效應即時自檔案中撤銷，保留最新版本。
5.3.檔案管理：
5.3.1. 各部門使用檔案的格式，統一規定如下：
[略]
5.3.2.檔案之分類，原則上由各部門自行決定來分類，再以檔案作中、細分類，但可依各
部門狀況自行使用之。
5.3.3.除藍圖依其管理方式外，其餘檔案之檔名與編檔之方式，參見(附件8)之說明。
5.3.4.在檔案中之各種不同文件，可利用色紙或分頁來作區隔。
5.3.5.檔案夾封面圖例為了便於使用，原則上由各單位自行設計，基本上可參考(附件8)之樣式。
5.3.6.為了便於查詢，必要時可在檔案之封面，建立文件索引表，其格式參見(附表6)
5.3.7.檔案之移交：
(1)凡部門主管更迭、部門裁併撤銷、承辦人員調離職，均當辦理檔案移交。
(2)移交時應將保管之全部檔案、逐件點交，並造具移交清冊表(附表7)，由管理部監交。
(3)檔案移交清冊表除由接收部門留存外，另需影印乙份給管理部存檔。
6. 相關文件：
6.1.品質紀錄管理辦法(SA1-01-002)
7. 相關表單：
7.1.標準書文件空白表格首頁(附表1-1)
7.2.標準書文件空白表格續頁(附表1-2)
7.3.標準書簽收暨改廢履歷表(附表2)
7.4.標準書分發管制表(附表3)
7.5.標準提案表(附表4)
7.6.標準改廢通報(附表5)
7.7.文件索引表(附表6)
7.8.檔案移交清冊表(附表7)
8. 本辦法經總經理核准後，公佈施行，如有修正時亦同。
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